Trung tâm ngoại ngữ Thành công chuyển Đổi số trong quản lý
Ngoại ngữ Thiên Thần Nhỏ là một trung tâm ngoại ngữ thành lập từ năm 2017 tại Củ Chi, với hơn 200 học viên, trong đó học viên tiểu học chiếm 85%. Phụ huynh của trung tâm rất quan tâm đến tình hình học tập của con em mình. Tuy nhiên, công ty quản lý giáo dục này đang vận hành và quản lý theo cách truyền thống bằng Excel và Google Sheets đã gây ra nhiều khó khăn trong việc tiếp nhận và xử lý thông tin. Vì vậy, Trung tâm đã quyết tâm thực hiện chuyển đổi số trường học với nền tảng eGalaxy. Sau đây là chi tiết thông tin cụ thể mà eGalaxy đã giúp khách hàng triển khai thành công.
Hiện trạng và những thách thức trong quản lý trường học
Trung tâm gặp phải nhiều vấn đề trong quản lý học viên, giáo viên và nhân sự khi sử dụng các phương pháp quản lý thủ công. Dữ liệu dễ bị sai sót, thiếu tính bảo mật, và việc nhập liệu khó khăn khi sử dụng điện thoại cá nhân. Các vấn đề cụ thể bao gồm:
- Quản lý học viên: Khó khăn trong việc điểm danh, theo dõi tình hình học tập và lịch sử học tập của học viên. Việc thông báo cho phụ huynh thông qua Zalo tốn nhiều thời gian và thiếu sự chính xác.
- Quản lý nhân sự: Sắp xếp lịch làm việc cho giáo viên và nhân viên dễ bị nhầm lẫn, thiếu hiệu quả trong chấm công và quản lý lương bổng.
- Quản lý thông tin phụ huynh: Việc chia sẻ hình ảnh, clip về học viên cho phụ huynh mất nhiều thời gian, dữ liệu không được quản lý chặt chẽ. Phụ huynh thường xuyên không nắm rõ thông tin học phí, thời gian học của con em mình.
Giải pháp chuyển đổi số với eGalaxy
Để giải quyết những vấn đề trên, Ngoại ngữ Thiên Thần Nhỏ đã áp dụng phần mềm quản lý trường học eGalaxy – một nền tảng chuyển đổi số toàn diện được thiết kế cho các trung tâm giáo dục. eGalaxy cung cấp các giải pháp thông minh giúp số hóa quy trình quản lý, từ hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) đến các tính năng tiên tiến như:
- Quản lý học viên: eGalaxy tích hợp App và CMS giúp giáo viên và quản lý dễ dàng tiếp nhận và quản lý thông tin học viên mỗi ngày. Dữ liệu học tập được lưu trữ an toàn, phụ huynh có thể tự xem thông tin học tập của con em mình bất cứ lúc nào.
- Quản lý giáo viên: Hệ thống tự động xếp lịch làm việc dựa trên lịch rỗi của giáo viên, giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn. Giáo viên nhập liệu dễ dàng qua App, tiết kiệm thời gian và công sức.
- Quản lý nhân sự và tài chính: eGalaxy hỗ trợ chấm công, xuất bảng lương tự động và cho phép nhân viên xác nhận lương qua ứng dụng mà không cần phải gửi qua email như trước đây. Các công việc được phân công rõ ràng, bảo mật dữ liệu cao.
- Thông tin đến phụ huynh: eGalaxy cung cấp tính năng “Story” cho phép trung tâm chia sẻ hình ảnh, video về học viên một cách thuận tiện. Phụ huynh dễ dàng theo dõi lộ trình học tập, học phí và nhận thông báo khi con mình chưa hoàn thành bài tập hoặc nghỉ học.
Kết quả sau khi sử dụng eGalaxy
Sau khi triển khai phần mềm dạng dịch vụ (SaaS) eGalaxy, trung tâm đã đạt được nhiều kết quả ấn tượng:
- Giảm đến 70% khối lượng công việc hàng ngày.
- 95% nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi sử dụng hệ thống để nhập liệu và làm việc.
- 95% phụ huynh hài lòng với khả năng theo dõi tình hình học tập của con em mình qua ứng dụng.
Lời giới thiệu
Đối với các trung tâm ngoại ngữ vừa và nhỏ, đặc biệt là những đơn vị đang trong quá trình chuyển đổi số, việc áp dụng eGalaxy giúp tăng cường sự liên kết giữa nhà trường, giáo viên, phụ huynh và học viên. Đây là phần mềm quản lý giáo dục tốt nhất hiện nay, với tính năng tự động hóa quy trình mạnh mẽ, bảo mật cao và dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu của các trung tâm giáo dục trong thời đại số hóa.
+84 972434541
ngoainguthienthannho@gmail.com
84 Đường số 13, Ấp Tân Tiến, Củ Chi, TP. Hồ Chí Minh